転職を3回経験し、現在はいわゆるJTCで短時間勤務をしているさゆです。
3回目の転職で、マニュアルがなく仕事が何かと属人化しまくっている会社に来てしまいました。これは、働き方改革のしがいがあるぞ！ということで私がこれまで取り組んだ具体的内容をご紹介します。
マニュアルのない組織内で私が取ったアクション
マニュアルというものがほとんど皆無である企業に転職してしまった私が当初どうしたのかというと...ひとまずは、職場には共有しない自分だけのマニュアルを作り、なんとか対応していました。
まずは自分専用のマニュアルを充実させる
マニュアル作成にあたってまずやったこととして、自分が仕事をするたびに取り組んだタスクを記録していました。
記録する際に最初はコクヨのノートを使っていたのですが、日付と仕事内容が密接に紐づいていたため手帳をトラベラーズノートから「ほぼ日手帳カズンアベック」へ買い替え、その日に取り組んだことは全てその日のページに収めました。
この手帳は月間ブロック・週間バーチカル・デイリーと、私が手帳に求めるレイアウトが全て網羅されていたので完璧でした。今でも再び使おうか悩むほどです。
ちなみに書き込むのに使用していたのはパイロットのキャップレスデシモ。ほぼ日手帳と万年筆は相性が良いのです。
次に、日々の業務の中でそのマニュアルを磨いていく
話がそれましたので元に戻します。
そうして記録したタスクを全てマニュアルとして書き起こしました。
一旦マニュアルに起こしたら、次に同じことをするときにそのマニュアルを必ず参照します。
- マニュアルを参照し作業してみる
- マニュアルに過不足があればチェックしておく
- 2に基づいてマニュアルを書き直す
- 書き直した新しいマニュアルを使って作業してみる
といった具合に、どんなに慣れた作業でも必ずマニュアルを参照するようにします。
すると、マニュアルが常に現実に即したものとして存在し、形骸化してしまうことを防ぐことができます。
当時私はEvernoteを使用していましたが、社内からEvernoteにアクセスできなかったため全てWordにリスト形式で淡々と書いていました。
最初は居心地悪くぎこちなかった職場に感じましたが、マニュアルが整ってくると手に取るように業務の処理速度が上がってきました。同時に、だんだんと自分の立ち位置や仕事内容を俯瞰することができるようになりました。
結果、マニュアルならさゆさんが得意だよ！という立ち位置に
同時に「なんだか岩戸さんはいつもマニュアル作っているぞ」ということがチーム内で浸透してゆき、私よりも社歴の長い人（JTCでは社歴が絶対）が私に「マニュアル見せてもらっていい？」と話しかけてくるようになりました。
ミーティングなどで「これどうやってやるんだっけ」と話題になった時に「あ、私が個人的に作ったマニュアルありますよ、よかったら」などとさりげなく出し続けていました。
そんなふうにしていたら気がつくと、自然とチーム内で新しい作業をしたらマニュアルに残してチームで共有しよう！という文化が根付いていたのです...！
私が転職してきた頃を思い出すと、劇的な変化です。
必要に迫られながらも半分好きでやっていた「マニュアルづくり」に意味を見出し賛同してくれた当時のチームメンバーに感謝です。
やはりどんな人にとっても、例えJTCだとしても、職場ではマニュアルがあるに越したことはないという裏付けを得たような思いでした。
達成感...！
コロナで新たに使うツールが激増、マニュアルの価値が社内レベルで見直された
そんな中コロナ禍になり、JTCでも否応なくZoomやチャットツールを使わざるを得なくなりました。
ここで興味深かったのは、それまで俺ルールを振りかざしていた方達がそれらのツールを前にして、途端に「わかんないやw 教えてw」とおどけ出したことです。
つまり、属人化スタイルでは追いつかないほどのスピードで世の中が変化して、そのスピードの7割くらいかもしれませんがJTCも感化されて変化していったということです。彼らもマニュアルを積極的に求めるようになりました。
マニュアル大事だよね〜という雰囲気が社内に浸透し、他部署もこぞってマニュアルを作るようになりました。
あとがき
私はとても恵まれており、アルバイトをしたお店や新卒で入った組織ではマニュアル運用がしっかりできていました。
その後転職して入った3つの企業では、全くと言っていいほどマニュアルがありませんでした。
私はその度に、チームメンバーに働き方を変えることのメリットをお伝えし、マニュアルを整える役割を買って出ました。
マニュアルがない！という職場を俯瞰すると、まるで雑草がボーボー生えまくった空き地を見ているようです。その草を一刻も早く刈り取って、綺麗な土地にしたい。そんな欲求に駆られます。
もはや「マニュアルのない職場に飛び込み、整える」ことが趣味にすらなっているような気がします。どこが課題か見つかると、取り組みたくてウズウズしてしまいます。
それも、まだ二十歳そこそこの私がアルバイトをしたお店や最初の組織で、理想の組織の姿を見せてもらったからできることなのかなと思います。ありがたや。
