転職を3回経験し、現在はいわゆるJTCで短時間勤務をしているさゆです。
コロナ禍による世の中の変化の煽りを受けて、JTCでもついにマニュアルブームが来ました！しかしJTCの根強い文化は簡単には折れません...。
マニュアルが浸透したものの、課題もある
マニュアルが浸透してあとは楽しいお仕事ライフ！と行きたいところですが、新たな課題が浮き彫りになりました。
マニュアルを作っても、使う側がマニュアルに慣れていない
マニュアルがチーム内で浸透する前のこと、なぜみんながマニュアルを作ろうとしなかったか？ それにも理由があったと私は理解しています。
その理由とは？
JTCでは属人化が当たり前なので経験と勘で仕事するべきで新参者は大人しくしてろ！というのもなきにしもあらずですが、業務内容が幅広いために一つ一つマニュアルを作るのはだるくない？ という雰囲気が強かったことです。
私の部署の業務内容は、毎日同じことを繰り返すというよりも、慣れない広い業務を時々ちょっとずつやることが多かったです。こういう状態だからこそ、いちいち手探りするのが嫌なのでマニュアル化したい。とは思ったのですが、やはり「覚えた方が早い」勢が強かったこと。
みんな「マニュアルに沿って仕事をする」ということが非常に苦手でした。
余談ですが、私の部署の仕事の一つにコンサルティングがあるのですが、お客様に対して「マニュアルを作成して誰がやっても間違えないようにすることが大事です」なんてお伝えしています。それを言っている側がこれか〜い！といつも心の中でツッコんでいました。
近年ようやくマニュアルが根付いてきたものの、当初は私が必要だと信じて自主的にマニュアルを作り、こんなものを作ったよと積極的に共有しても、みんなマニュアルというものに慣れ親しんでいないのですぐにその存在を忘れてしまうことがほとんどでした。
ひどい時には私がマニュアルを作ったのに重ねて同じようなマニュアルを先輩が作ったり。
これは本気で失念していたかららしいですが、もしあえてやっていたらイヤミ以外の何物でもないですよね...。こわい。
マニュアルを作っても、ルールが簡単に変わる
JTCらしく、人が変わればルールがあっさり変わります。私のこれまでの経験上、組織全体のポリシーが決まっていれば人が変わろうが何も変わらないと思うんですけどね。
人事異動のたびにそれまで必死こいて作ったマニュアルがゴミクズになるということが頻繁にありました。これには流石に徒労感を覚えました。
今現在、社内でマニュアルが溢れていますがこれらを誰がいつ管理するんですかね...。
Notionなどで社内Wikiでも作って管理者を決めればいいと思うんですが、JTCなのでNotionのNの字も知らない人ばかりです。
マニュアルを活用するためのマニュアルが必要そうである
さてこの春に私が育休から復帰してみたら、社内にマニュアル文化が浸透したこともあり、偉い人が「マニュアルにしてメールして」と言ったようでみんながせっせとマニュアルを作り始めたようで（JTCでは偉い人の命令は絶対！）社内にはありとあらゆるマニュアルが溢れていました。
うーむさすがJTC。興味深すぎます。
当然のようにみんなプリントアウトして冊子を作って机の上に置いています。
マニュアルが散乱しすぎていて、物理的に置いておかないとどこにあるかわからなくなるんですよね、このカオスな状況ではプリントアウトしたくなる気持ちは私もわかりますし、私もそうしています。
誰が一人がとりあえず作ったマニュアルばかりである
しかもマニュアルを見ながら作業してみると、明らかに無駄な工程があったり、人によって「このマニュアルは当てにならん」などと言っていたり、明らかにこれらのマニュアルは特定の誰かが単独で作成したのだろうなということが伺えます。
複数人の合意の上で作られたものではないし、「マニュアルを磨く」ということもしていないんだなとわかりました。
やっぱりマニュアルなんていらないぜ！という人がまだ生き残っている
そして相変わらずこれだけマニュアルがあるのに見ずになんとかしよう勢も根強いです。そういう人は結局、マニュアルをちゃんと参照している人に頼って、その人の業務を邪魔する存在になってしまうのにね。
あとがき
みんな一生懸命やっているのに何故こんなにもまとまらないのでしょうか。徒労感は仕事のパフォーマンスに悪影響なのでなんとかしたいところです。
そもそもマニュアルというドキュメント作成について、全員が独学でやっていることが原因のような気もします。
肝心の意思決定権がある層自身にそのようなドキュメント作成スキルがなく「若い人の方が詳しいだろ」というスタンスで当たり前のように丸投げするからこうなっている気がします。
仕事で使うスキルであれば、お金を使って社内で研修を実施しましょう！
