蒸し暑い日々が続きますね、さゆです。
６月が終わってしまった、つまり夏至が過ぎてしまったということで、これから日がどんどん短くなるのかと思うとさみしくて仕方がありません。逆に、冬至を過ぎると「これから日が長くなるんだ」と希望に満ちた気持ちになります。冬至までなんとか生き延びたいと思います。
今日は、私が初めて就職した一般企業のハチャメチャさを振り返りたいと思います。
感覚で仕事をしていた職場で実践した、アナログ働き方改革
今、私が誰にも言われなくても自主的に取り組んできた働き方改革について振り返っており、その始まりはまさにその企業だったなと思います。
配属された部署の概要
その企業は規模としては小さな会社でしたが、業界内では有名な会社でした。
そこでの私の仕事は特定の商品群を販売促進するような内容です。
自分で素材と商品を用いてあるものを完成させ、その方法をお客様へレクチャーするような部署に配属となりました。
商品導入を決めてもらったお客様へもレクチャーしますし、潜在顧客発掘のためにセミナーや勉強会ということも行いました。
セミナーをやるにしても自分の所属する事務所にはちいさなオフィスしかありません。したがって、どこか公共あるいは民間の会場を借りたり、またはお客様の職場でセミナーや勉強会を実施していました。
新たな業務の発生！
で、私の部署には私含め当時２人しかおらず、その２人で日本全国を担当していたため、どうしても回り切れない部分があります。
そこで、私たち２人は専門部隊として小さな実演会の手法をマニュアル化し、まずは各地域の担当営業が軽く実演をして、もっと突っ込んだ話になったら私たちが動く、という流れになりました。
その実演やセミナー、勉強会ではある素材を使用するのですが、その素材を手に入れた後ある程度加工して初めてセミナーに使える状態になるというものでした。
ということで私たちの部署で、専門的なセミナーを実施しかつ、その素材を加工して担当営業が実演をしたいときにその場所へヤマトで送るという業務が新たに発生し、徐々にそちらのウェイトが高くなっていきました。
そこで先輩は、どんな仕事のやり方をしていたか？
さて２人いるうちの１人、私の先輩ですが、自分が飛び回ってその加工作業を殆ど一切しませんでした。地味な社内での業務など私にやらせておけばいい感がものすごく伝わってきたことから、私も意地になり、じゃあ超絶効率よく終わらせてやんよと手順に磨きをかけました。
最初配属されたときに先輩から教わった加工手順は
「素材Aと素材B、それに素材Cをいっぱい買ってきて。それでできるだけ加工してたくさんストックしておいて」とのことでした。
「いっぱいって、どのくらいの量ですか？」と聞くと、
「店にあるだけ買ってきて」とのこと。
加工する際の機械設定のマニュアルはありましたが、その前後の仕入れや発送の管理についてのマニュアルが全くなく、先輩も「いっぱいひつようだからとりあえずいっぱいつくる」という頭しかなかったようです。
素材A、B、Cがあって、それぞれ使用する重量の割合が決まっているため、例えばAを１買ったらBは２必要である、という決まりがあるはずなのに、AもBもCもあるだけ買ってきて。とのことでした。しかもこれからどれくらい必要なのか、万が一用にどれくらいストックしておくのかという計算をしていなかったようです。
情報カードとヤマトの伝票で実施した情報管理
ここで私は、「情報カード」を用いて管理することにしました。
素材のセットのパターン（例えばAとBとC）が３パターンほどしかなくシンプルであったこと、部署のスタッフが私と先輩と２人しかいなかったことから、すぐに見ることができないデジタルにするよりも一覧性のあるアナログにすることにしました。
管理する情報として
- どの日に
- 誰が使い
- そのために何日に
- どこへ発送しなければならないか
- どのパターンの素材か
という管理が必要でした。
事務所にヤマトの伝票印刷機があったため、配達先の番地情報を手に入れたらすぐに伝票を作成し、それにより必要な日から自動的に逆算され発送すべき日も明確になりました。この仕組みが事務所にあって助かりました。もしこれがなかったら、番地や配達にかかる日数まで管理する必要があったからです。
ヤマトの伝票と情報カードをクリップでひとつにし、情報カードに
- 担当営業
- 発送日（伝票にも書いてあるけど分かりやすく大きく改めて書く）
- 素材のパターン
この３つだけ書いて、加工後の素材を保管しておく保管庫の扉にセロテープで貼りました。
発送済みの素材に関しては「発送済」と情報カードへ赤い字で書き、担当営業から「ちゃんと送ってもらったか？」という確認の電話が入ってもすぐに答えられるようにしていました。
その実演やセミナーが無事に終わったという連絡を受けて初めて、情報カードを処分しました。
これにより私が出かけていて先輩しかいなくても、先輩も加工や発送の状況が一目でわかるようになりました。
カードを使ったアナログでも働き方改革になった！
アナログで楽しく情報管理できていたな〜という事例でしたのでご紹介しました。あくまでシンプルな作業であったため、またヤマトの伝票がその場ですぐに印刷できたから実現できたことでした。もし素材の種類が複雑だったりヤマトの伝票プリンターがなかったりしたら、たぶんExcelやカレンダーアプリを用いないとちょっとしんどかったかもしれません。
まとめ
- 「いっぱい」とか「あるだけ」とかを数値化してストレスが減った。
- ２人の部署でお互いが顔を合わせなくても状況が一目でわかる仕組みを作ることに成功した。
- 状況によってはアナログでも情報・タスク管理を効率的にできる。
