秋が深まってきましたね。岩戸さゆです。
さて今日は会議の話です。最近私の部署では会議が多くてしかも長い、更に上司たちの会議も多い。そんな不満を抱えています。
不満はありますが、ここまでJTCの鏡のような企業は他にあろうか？いやない！と思い、今の貴重な経験を大事にしたいと思っています。
会議が多い・長いことの弊害と、それを改善するには？
私の周りには会議大好きマンがたくさんいます、何せJTCですからね。とにかく社内会議が多い。
上司が社内会議に拘束されていて相談できない
私の上司や会社の意思決定層を見ていると、会議のために出張している（オンラインではダメなの？そんなことで交通費を使うの？）ことがとにかく多いです。
上司が会議でいない。そういう時、部下はため息しかありません。
なぜって、仕事を毎日している社員にとっては相談したいことが山ほどあります。できればタイムリーに相談したいですよね。
社内会議で電話に出られないからという理由で、お客さまを目の前に困っている社員が相談できないということが日常的に起こっています。
私もそういう状態に陥りました。上司に相談でき決裁が降りない。そのためにお客様に無駄な手間をとらせてしまったときは、本当にやるせ無い気持ちになりました。
自分達の部署もミーティングが長い、その割に中身がない
自分の部署を省みると、これまで30分などで終わっていたはずのミーティングが最近では2時間3時間かかっていることに気づきました。
長いミーティングって、
「話し合った！スッキリした！濃かった〜」
などという会議ハイに陥りがちです。
でも、この会議ハイって、あれこれ話し合ったなということに対する満足感なので、生じたタスクや決めたことは簡単に忘れられたりするのです。。。これ実際に私の部署で起きていることです。
話し合ってあれもいいねこれもいいね、と決めているときは楽しいですよねそりゃ。旅行の計画立てている時に楽しくなってくるのと一緒じゃないですか？
むしろなんか、ガス抜きの場になってる...？
でも、仕事なんだから話し合って満足だのなんだのじゃなくて、仕事を通して分かり合ったり信頼関係を築こうよ、そのために会議の時間を減らしてなるべく実務に割こうよ、というのが私の意見です。
ミーティングのための準備や時間が長ければ長いほど実務の時間が削られ、謎に満足感を得てしまうため実務へのモチベーションが逆に下がるということが起きて、売上下がることにつながると思うのです。
「発表会」に時間割きすぎ
どちらの会議もミーティングも共通して言えるのが、
- 普段の業務について上の人に発表する
- そのために綺麗なパワポ資料を作る準備に命をかける
- そして上の人のご意見を賜る
これが主な目的になっているように感じます。
あのさあ、、、
普段からコミュニケーションとって仕事している姿を見ていれば、そんなの必要なくない？
準備も含め、どれだけ部下の時間を奪うのかな？人手不足のこの世の中に。
JTCやべーと思うことはたくさんありますが、最もやばいのはこの会議大好きマンによる時間と手間とSAN値削りかなと思います。
しかも、上に発表する資料って大抵みんな盛るんですよね。しかも資料を作るのは中間管理職ですから、社員が日頃取り組んでいる仕事の実態が反映されているとは限りません。
それ、見抜けてます？そんな嘘と忖度にまみれた発表を聞いて面白いですか？？
会議を減らすにはミッションビジョンバリューを共有すればいいだけ
私が思うに、こうした無駄を減らすためには会社の哲学というか、価値観を明確にして、社員が何か判断に迷った時に軸となるような考え方を根付かせることだと思います。
一歩間違えると宗教っぽくなるかもしれませんが、
「この会社がこの世に存在している理由」
「何のために働いているのか」
「どんな判断をすれば尊重されるのか」
これが明確な企業は強いなぁと思います。
私がかつていた企業でこれらを非常に大切にしているところが一つあったのですが、今実際に伸びてますからね。
企業であるからには売上重視は当然なのです。
が、それを従業員にそのまま見せちゃいけないと考えています。上に挙げたことが大切だと社員全員が信じる。そうすることで結果的に売上アップ、顧客満足度アップ、社会貢献実現、社員満足度向上につながるんだなと、その企業では学ばせてもらいました。
こういう共通の判断軸があると社内での信頼関係も築きやすく、いちいち上に判断を仰がなくても社員一人一人が自立して動きやすいと思います。
会議が少なくても日頃から信頼関係があるから、何をやっているかお互いにある程度わかっています。
会議！ミーティング！という人ほど、日頃の部下の仕事を見にこようとすらしない気がします。
まとめ
今回はこれまで4社に所属してきた私個人の経験に基づき、会議に対するあれこれを書いてみました。
他の会社はどうなんだろう？気になりますね。知りたい。
あと、会議を早く終わらせるメソッド、世の中にはあると思うのですが、その辺を本気で勉強したくなります。本読みたい。
上司が、お客様に提出する資料よりも、社内会議の資料に力を入れている様子を見るのは本当に虚しいです。
- 会議を増やしても売上アップにはつながらないと思う
- 価値観を揃えれば会議が少なくても信頼関係を築けるし売上アップにつながると思う
- いい加減オンラインでやれ
